O pragmatismo é fundamental para boas entregas e resultados. Para não errar, arme-se de concentração e listas de tarefas.

É comum utilizarmos a comodidade oferecida pela informática em nosso cotidiano. Por exemplo, preciso editar um contrato para uma empresa cliente. Para isso, apenas edito no computador um contrato previamente feito, copio e colo. Faço algumas mudanças, mas com a pretensão de ser ágil não reviso, não corrijo, e envio ao cliente.

Note que, na pressa, nós cometemos erros simplesmente por não dar a devida atenção às coisas que estamos fazendo. A rotina nos faz perder o senso de unidade. Você pode pensar, por exemplo, que por trabalhar no departamento comercial da empresa, sempre lidará com contratos e burocracias. Entretanto cada conta tem sua particularidade, seja num valor de fechamento, seja num prazo diferente, num percentual de desconto, que, se não percebemos, seguirá errado ao cliente, podendo causar desde o desconforto de corrigir até mesmo a perda da confiança por ver uma prática diferente daquela oferecida a ele.

Outra situação diz respeito ao envio de e-mails. Quando respondermos ou encaminharmos uma mensagem, é preciso cuidar para que ela siga corretamente ao destinatário, prestar atenção às informações contidas ou inseridas, que podem ter muito peso.

Mais cuidado ainda deve ser tomado com aquilo que se escreve nos e-mails, principalmente quando encaminhar ou responder. Avaliar o histórico da mensagem, ver quais partes do texto interessam realmente e evitar comentários do tipo: “ele é um mala”, “esse cliente é um chato, diga que não!”. Lembre-se que é a imagem e reputação da empresa que estão em jogo nesse momento, assim como a credibilidade do profissional. Caso essa mensagem seja repassada por engano a um cliente, pode trazer sérios prejuízos para a empresa e para a sua carreira.

O excesso de confiança também nos leva a cometer erros - é, sem dúvida, um dos maiores contribuintes. O hábito de não conferir leva ao erro e a rotina proporciona uma margem significativa para que o excesso de confiança venha à tona. Geralmente escutamos “eu faço isso ha anos!”, “esse é o meu dia-a-dia!”. E aí, quando o funcionário percebe, o erro foi cometido: um relatório incompleto, um contrato com informações desencontradas. Ou seja, o excesso de confiança o motivou a ser ágil e não perceber os pormenores, as particularidades de cada situação.

Pragmatismo
E de que forma podemos corrigir essas falhas? Como podemos moldar nossas tarefas de forma que não tenhamos uma rotina? A resposta é conferir, estar concentrado naquilo que está fazendo, cuidar do detalhe, prestar atenção. Toda tarefa deve ser conferida antes de ser repassada. É importante criar esse hábito e dedicar toda a atenção ao momento presente.

Outra sugestão para que não esqueçamos dos detalhes é criar um check list para nossas tarefas, sejam profissionais ou particulares. Quando temos itens a cumprir, podemos elaborar uma lista para não esquecer de pontos ou itens importantes. Por exemplo, para viajar é interessante ter uma listagem de itens básicos e necessários que devem ser levados. Para redigir um contrato, informações que preciso ter, incluindo levantamento de particularidades acerca do contrato em questão com relação ao cliente. O exemplo mais comum é a famosa lista de supermercado, os itens primordiais que não podem faltar estão inseridos na lista, e sempre verificamos se tem algo a mais, para um jantar ou almoçoespecífico. Assim também pode ser com nossas tarefas no trabalho.

Quando damos atenção aos detalhes e nos concentramos na tarefa que estamos realizando, dificilmente ocorrerão erros. Por isso, se você perceber que sua concentração enfraquece em determinada parte do dia ou está envolvido em uma tarefa maçante, pare um pouco e relaxe, caminhe, tome uma água, oxigene o cérebro, espaireça. Depois retome as atividades. Garanto que terá mais disposição e atenção aos detalhes para concluí-la.
 
Até a próxima!

Autor: Brian Lipczynski Martins (Consultor em gestão de empresas), para HSM On-line