Dentro de uma empresa ou em um pequeno negócio, o desempenho de boa parte das funções depende totalmente da gestão do tempo de seus colaboradores. Produtividade, neste sentido, não é trabalhar mais tempo, mas sim trabalhar melhor, garantindo que as coisas certas estejam sendo feitas.

No entanto, manter um ritmo constante de produtividade no ambiente de trabalho é um desafio. Somos interrompidos a toda hora. É comum, por exemplo, profissionais de uma determinada área exercendo atividades que correspondem a outros cargos e especialidades.

Tal fato pode ser reflexo de um preparo profissional mais diversificado, do tipo e perfil da empresa ou até mesmo da falta de colaboradores em uma determinada equipe.

Independentemente do verdadeiro motivo, todas essas situações demandam empenho e planejamento para que gestores e funcionários enfrentem os trabalhos diários com maestria.

Confira as técnicas mais usadas para aumentar a qualidade e produtividade no trabalho

Regra dos dois minutos
Bastante conhecida, a Regra dos Dois Minutos (ou  Two Minute Rule) consiste em fazer um esforço para executar diversas tarefas diárias em apenas dois minutos. Embora pareça loucura, ela se justifica pelo fato de que existem, sim, muitas ações do trabalho que podem ser realizadas tranquilamente em um tempo de 120 segundos. O problema é que, justamente por serem simples e rápidas, essas tarefas muitas vezes são deixadas de lado e vão se acumulando em horas.

Geralmente, o adiamento ocorre naqueles períodos em que você está conferindo as mensagens de e-mail ou até mesmo dando uma espiadinha nas redes sociais. Sabendo disso, experimente fazer o teste agora mesmo e perceba como é possível executar uma infinidade de ações importantes do trabalho.

Claro que nem todos os processos serão finalizados nesse período. Logo, a regra também pode ser valiosa para dar o pontapé inicial naquele seu projeto tão legal e que ainda não saiu do papel.

GTD – Getting Things Done
Criado por David Allen, esse método destaca a importância de manter a mente livre para a ação. Para iniciar o processo, você deve registrar todas as tarefas a serem realizadas em determinado período, tomando cuidado para que essas anotações estejam sempre visíveis. Depois, deve agrupar as tarefas em conjuntos que tenham um contexto em comum, como, por exemplo: trabalhos a serem entregues para um determinado cliente.

Nessa técnica, o segredo está em não definir uma ordem de prioridades para as tarefas registradas, visto que isso pode atrapalhar a organização mental e, consequentemente, prejudicar a execução dos itens no prazo especificado. Aqui, a regra é finalizar as tarefas agrupadas de acordo com a ocasião. Ou seja: quando o momento oportuno chegar, faça todas as tarefas contidas no conjunto, sem deixar qualquer uma para trás.

Segundo o criador da GTD, pensar em todas as atividades antes de partir para a ação de grupos específicos é um processo que ajuda a limpar a mente e eliminar o bloqueio tão comum em ambientes de trabalho. Ele alerta, porém, que o foco deve estar sempre na ação e na execução, e não na organização das tarefas.

A principal vantagem da técnica está na rapidez da realização dos trabalhos, já que estes não se encontram presos ou limitados por definições de prioridade ou importância.

TimeBox
Especialmente utilizada para o planejamento de projetos, a técnica Timebox se baseia em uma regra simples de limitação de tempo.

Para executá-la, você deve estabelecer um prazo fechado para cada tarefa a ser realizada. Esse prazo deve ser inflexível, ou seja, não pode ser estendido de maneira alguma. Por exemplo: se você definiu que uma ação duraria 4 minutos e mesmo assim não conseguiu finalizá-la, deverá esquecê-la no momento e passar para a próxima tarefa.

Embora esse exercício de deixar um item incompleto para trás seja um pouco estranho, você perceberá que, automaticamente, estará organizando melhor o seu tempo. Às vezes, com a impressão errada de que dispomos de tempo de sobra para determinado processo, acabamos nos perdendo nos horários e acumulando exercícios importantes para o dia seguinte.

Sendo assim, a técnica tem como objetivo ajudar você a filtrar somente os pontos fundamentais de cada tarefa, fato que proporciona mais qualidade e produtividade no trabalho.

Rescue Time
Mais do que uma técnica, o RescueTime é um software para monitoramento de atividades realizadas em inúmeros meios. Com ele, é possível observar em detalhes em que atividade você gastou seu tempo durante o período do trabalho e, a partir disso, consegue controlar melhor o acesso a cada atividade. Para quem manipula computador, é uma ferramenta excelente para otimização do tempo e da produtividade no dia a dia.

Muitas vezes não economizamos tempo porque não temos informações concretas que demonstrem essa necessidade. Com o RescueTime, você visualiza cada caminho trilhado durante o dia e passa a ter uma noção visível do seu real desempenho. Ao perceber que muitos dos acessos não são relevantes para a função do trabalho, você pode simplesmente cortá-los da sua rotina e ganhar tempo.

Pomodoro
A técnica Pomodoro parte da ideia de que ninguém consegue manter qualidade e produtividade de trabalho em um tempo muito longo e consecutivo. Nesse sentido, qualquer projeto realizado no trabalho deve ser dividido em pequenos períodos alternados para a ação produtiva e o descanso.

É aí que entra o termo Pomodoro, que representa frações com tempo total de 25 minutos. Ou seja, cada tarefa selecionada deve ser completada nesse período. Depois disso, você faz uma pausa para beber água, ir ao banheiro, fazer um telefonema ou qualquer outra ação que achar necessária.

O exercício é ótimo porque permite ao corpo e à mente recuperarem as energias após um período de extremo foco e concentração. Além disso, o simples fato de saber que terá uma recompensa no fim da tarefa é uma forma de incentivo para evitar a perda de tempo com eventuais distrações no trabalho.

Além dessas técnicas, você e sua empresa já podem contar com outro recurso eficiente para aumentar qualidade e produtividade de processos básicos. Estamos falando de uma plataforma de automatização, um instrumento de gestão que pode otimizar os resultados de empresas grandes e pequenas, garantindo economia de tempo para que gestores e colaboradores se dediquem aos projetos mais relevantes para o negócio.

Artigo de Marcus Ribeiro